仕事中や休日にひっきりなしに電話がかかってくると、集中力の低下やストレスが増え、仕事の効率が大きく下がってしまいます。
特に営業職などでは、休日でも電話対応が必要になることが多く、精神的な負担が大きくなるのが現実です。
この記事では、「仕事で電話が多すぎるデメリット」と「電話によるストレスを減らす効果的な対処法」を詳しく解説します。
仕事中に電話が多いことによるデメリット
仕事中に電話が多いことによるデメリットを紹介します。
作業が中断されて効率が下がる
仕事の業務中に電話がかかってくると今、行っている作業が中断してしまいます。
電話が終わった後に再び、作業を再開しようと思っても改めて考え作業をしなければならなくなりす。
作業の流れが変わることもあり、再スタートすることに時間がかかってしまいます。
集中力の低下でミスが増える
今行っている作業が一度中断してしまうと集中力が低下します。
電話の内容の仕事が気になってしまい気持ちが落ち着かず、再び仕事に集中するまでに時間を費やしたり、労力を使ったりしてしまいます。
精神的にも疲れます。
ストレスやプレッシャーの増加
電話対応をする時は、緊急の場合や問題が発生した場合などが多いです。
仕事が増えたり、複数の仕事を同時にこなさなければならない状況だとストレスになってしまいます。
電話がかかってくるだけでプレッシャーや不安感があり、精神的な負担が大きくなります。
チームのコミュニケーションに支障が出る
仕事の会議中や商談中に電話がかかってくると周囲とのコミュニケーションを中断しなければならなくなります。
重要な情報を聞き逃したり、会議の進行の妨げになり、仕事に悪影響を及ぼす可能性があります。
チームともうまく連携できず、今後の仕事に問題が生じてしまいます。
仕事の優先順位が狂い残業が増える
突然、電話がかかってくることにより計画していた業務の優先順位が変わってしまいます。
仕事が遅れて、今日中に行わなければならない仕事があると残業になってしまうことがあります。
重要な仕事が後回しになってしまうと、周囲の人にも迷惑をかけてしまいます。
生産性が低下する
仕事の業務が中断したり、集中力が低下したりすることによって仕事が進まず生産性が低下します。
電話がかかってくることによって複数の仕事を抱えてしまうと一つ一つの業務をこなすことが苦痛になり、仕事が嫌になってしまいます。
仕事のモチベーションが下がって、さらに生産性が低下するでしょう。
電話が多くかかってくる人の特徴とは？
電話が多くかかってくる人の特徴を紹介します。
幅広い役割を持つ管理職やリーダー
経営に携わっている人やプロジェクトのリーダーや部長などの役職に就いている人はチームのメンバーから連絡を受けることが多くなります。
仕事の意思決定や承認が必要なので問い合わせが増えるでしょう。
多くの電話がかかってくるので忙しく仕事をしています。
多くの顧客や取引先を担当する営業職
会社の営業担当者であれば顧客のサポートや取引先とのやり取りが多い仕事なので電話がかかってくる頻度が多くなります。
電話によるコミュニケーションが仕事なので自分が休みの日でも電話がかかってきます。
休みの日でも電話対応をしなければならないのは、精神的にストレスになるでしょう。
電話をかけやすく都合よく扱いやすい人
会社内で小さい質問やあまり関係のない業務の内容でもとりあえず聞いてみようと電話をかけやすい人がいます。
反論をせず話を聞いてくれるため、都合よく扱いやすい傾向があります。
電話をかける方は、相手の時間を奪っているという意識がないため頻繁に電話をかける行為をします。
問題解決が得意な人
仕事で問題が発生してしまうと早く簡単に解決したいと思うため、仕事の権限がありいつも問題を解決してくれる人に電話がかかってきます。
一度、丁寧に問題を解決した実績があると何度も仕事の業務で電話がかかってきます。
仕事で頼りにされてはいますが、小さい仕事でも電話がかかってくる状態だと忙しくなり、電話がかかってくることが苦痛になります。
明るく対応しやすい人
会話をしていて明るくポジティブな人であれば、また話をしたいと思います。
電話でも同じで電話の対応が良いと電話をかけやすくなります。
相手の自分勝手な考えですが、相手の都合がいい時間に電話をかけてくるのでうざいと感じてしまうでしょう。
仕事の効率が低い人
仕事の業務で仕事ができない人は、電話でコミュニケーションをとっても仕事の内容が伝わらないことや何度も聞き直さなければならないことが発生してしまいます。
そのため、一度電話で確認しても再び、電話をかけなければならない問題が発生してしまい一つの仕事に対して何度も電話をかけなければならなくなります。
仕事が進まない状況になったり、効率が悪くなったりします。
電話のストレスを減らすための対処法
電話のストレスを減らすための対処法を紹介します。
メールやFAXでの連絡をお願いする
電話が多すぎて、複数の仕事を同時に抱えてしまうとミスや失敗が生じてしまいます。
連絡だけの業務や確認だけで済む仕事であればメールやFAXをお願いしましょう。
記録にも残るので、後で時間を置いてから見ることができます。
忙しいことを正直に伝える
多くの緊急の仕事を抱えてしまっている場合は、忙しすぎるのですぐに対応はできないことを正直に伝えましょう。
自分以外の他の人に仕事を振ってくれることもあります。
何から何まで一人で対応していては精神的に疲れ、ミスや失敗にもつながります。
折り返し電話を活用する
すぐに電話の対応をしていると、いつも対応してくれるので電話をかけやすい人になってしまいます。
相手によっては、すぐに電話対応をせず、時間を置いてからかけ直すようにしましょう。
段々と電話がかかってくる回数が減っていきます。
仕事を他のメンバーに割り振る
ひっきりなしに電話がかかってくると複数の仕事を同時進行でこなさなければならない状況です。
周囲の同僚や後輩に仕事を割り振って適切に業務をこなせるようにしましょう。
普段より、仕事を協力し合える環境を作っておくことが大切です。
上司や同僚に助けを求める
一人でキャパオーバーになってしまうと仕事のミスや失敗が増加します。
会社にもお客さんにも迷惑をかけてしまう恐れがあるので、周囲の同僚や上司に助けを求めましょう。
忙しくて仕事が回らずキャパーオーバーだということを伝えましょう。
時には電話を無視する勇気も必要
一人で電話対応をしていて、キャパオーバーになってしまった場合は、電話がかかってきても思い切って無視しましょう。
自分が精神的に負担を背負って、一人で全てを対応する必要はありません。
特に相手が時間帯や状況を気にせず電話をかけてくる場合は、適切に対応することが困難です。
電話ストレスを減らして、自分のペースで働こう
仕事中や休日に電話が多すぎると、集中力の低下や生産性の低下、さらには精神的なストレスにつながります。
しかし、電話対応の仕方を見直したり、チームと適切に連携したりすることで、負担を減らすことは可能です。
とはいえ、ただ我慢するのではなく、「自分がどう動けば、もっと快適に働けるのか？」という視点も必要です。
特に、電話やコミュニケーションに苦手意識がある方や、ストレスなく仕事を進めたい方には、実践的に学べるビジネススキルの習得が強い武器になります。
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